1. BALANCE Y CUENTAS DE RESULTADO

La contabilidad es una herramienta que nos ayuda a conocer la situación financiera de una empresa. Se elaboran diversos documentos, pero inicialmente nos vamos a centrar en los dos principales: el Balance y la Cuenta de Resultados. 

A. Balance

El Balance nos permite conocer la situación financiera de la empresa en un momento determinado: el Balance nos dice lo que tiene la empresa y lo que debe.

El Balance se compone de dos columnas: el Activo (columna de la izquierda) y el Pasivo (columna de la derecha).

En el Activo se recogen los destinos de los fondos y en el Pasivo los orígenes.

Vamos a explicarnos: si una empresa pide un crédito a un banco para comprar un camión, el crédito del banco irá en el Pasivo (es el origen de los fondos que entran en la empresa), mientras que el camión irá en el Activo (es el destino que se le ha dado al dinero que ha entrado en la empresa).

Las términos Activo y Pasivo pueden dar lugar a confusión, ya que pudiera pensarse que el Activo recoge lo que tiene la empresa y el Pasivo lo que debe. Esto no es correcto, ya que por ejemplo los fondos propios van en el Pasivo.

¿Y por qué van los fondos propios en el Pasivo?

La respuesta es porque son orígenes de fondos.

Si, por ejemplo, en el caso anterior se hubiera financiado la compra del camión con aportaciones de los socios: ¿cuál sería el origen de los fondos que entran en la empresa? los fondos propios aportados por los accionistas.

Vamos a distinguir entre varios Balances, según el momento en que se obtengan: Balance de apertura: al comienzo del ejercicio; nos permite conocer con que recuros cuenta la empresa para iniciar su ejercicio económico. Balances parciales: a cierre del mes, trimestre, semestre, o con la periodicidad que se quiera; nos permite conocer la situación de la empresa en esos momentos determinados. Balance final: al cierre del ejercicio; nos permite conocer como queda la situación financiera de la empresa una vez finalizado su ejercicio económico (normalmente el 31 de diciembre, aunque podría ser otra fecha del año).

Vamos a ver dos ejemplos.

2. LIBROS DIARIO Y MAYOR

2.1. Introducción.

En esta lección trataremos sobre otros dos documentos básicos en contabilidad: el Libro Diario y el Libro Mayor.

En la lección anterior vimos el Balance y la Cuenta de Resultados, que son dos documentos que nos interesarán en momentos determinados: apertura del ejercicio, cierre del primer trimestre, cierre del ejercicio...etc.

Pero la empresa va generando operaciones diarias (compras, ventas, pago de nóminas, facturas varias, etc.) que hay que ir contabilizando.

El Libro Mayor y el Libro Diario son los documentos donde se recogen estos movimientos diarios, y nos permitirán tener toda la información contable ordenada y disponible para cuando necesitemos elaborar el Balance y la Cuenta de Resultados.

2.2. Libro Diario

El Libro Diario recoge por orden cronológico todas las operaciones que se van produciendo en una empresa.

Cada operación contable origina un apunte que denominamos asiento y que se caracteriza porque tiene una doble entrada: en la parte de la izquierda (Debe) se recoge el destino que se le da a los recursos, y en la parte de la derecha (Haber) el origen de esos recursos.

Ejemplo 1:

3. FONDOS PROPIOS

Los fondos propios representan la parte del Pasivo del Balance que pertenece a los propietarios de la sociedad; se le denomina pasivo no exigible, frente al resto del Pasivo que llamamos pasivo exigible. 

Los fondos propios se recogen en el Pasivo del Balance, ya que son orígenes de financiación, es decir, los fondos propios permiten a la empresa adquirir, por ejemplo, un inmueble, un camión, adquirir existencias, etc. (destino de la financiación).

En este ciclo introductorio, distinguiremos, dentro de los fondos propios, 3 cuentas:

·  Capital: recoge la aportación inicial de los socios a la sociedad, así como aportaciones posteriores que puedan realizar.

·  Reservas: recoge principalmente aquella parte del beneficio generado por la empresa y que los socios deciden dejar en ella.

·  Beneficios: es el resultado del ejercicio, antes de que los socios decidan que parte se va a repartir como dividendos y que parte se va a traspasar a reservas.

 Veamos su funcionamiento:


a) Unos socios fundan una sociedad, aportando un capital de 1.000.000 pesetas El asiento en el Libro Diario sería: .

1.000.000 Caja a Capital 1.000.000

Y el Balance inicial de la sociedad quedaría:

ACTIVO	PASIVO
Caja ................................  1.000.000	Capital .................................  1.000.000

En la empresa han entrado 1.000.000 pesetas que se encuentran en su caja (destino de los fondos), y esta entrada se ha financiado con un aporte de capital de los socios (origen de los recursos).

4. CAJA Y BANCOS

Caja y Bancos son dos cuentas del Activo, donde se contabiliza la tesorería de la empresa.

Son dos cuentas que tienen el mismo funcionamiento y que la única diferencia entre ellas es que en "caja" se contabiliza el dinero que está físicamente en la empresa, en su caja fuerte, mientras que en "bancos" se contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado en los bancos (cuenta corriente, depósito, etc.).

Son cuentas que siempre van en el Activo y cuyo saldo será positivo o como mucho cero, pero nunca negativo (una empresa no puede tener en su caja fuerte -100 pesetas).

No debemos confundir esta cuenta de "bancos" del Activo con otra cuenta del Pasivo que denominaremos también "bancos" o "créditos" y donde se contabiliza el dinero que la empresa debe a los bancos (créditos, préstamos, etc.).

Veamos el funcionamiento de estas cuentas.

Ejemplo 1:

Se constituye una empresa con una aportación de capital de los socios de 1.000.000 pesetas .Su reflejo en el Libro Diario será:

1.000.000 Caja a Capital 1.000.000

Con un Balance inicial que será:

ACTIVO	PASIVO
Caja ................................  1.000.000	Capital .............................  1.000.000

A continuación la empresa ingresa 500.000 pesetas en el Banco (por si los cacos). Su reflejo en el Libro Diario será: 

5. ACTIVO FIJO

5.1. Introducción.

El Inmovilizado Fijo está constituido por todos aquellos elementos físicos que necesita la empresa para realizar su actividad y que están en la empresa con vocación de permanencia.

Incluye: edificios, terrenos, maquinarias, elementos de transporte, etc. Esta vocación de permanencia los diferencia de aquellos otros elementos cuya duración en la empresa es sólo temporal, normalmente menos de un ejercicio económico, y que se denominan activos circulantes (por ejemplo, mercaderías).

Mientras que una maquinaria (activo fijo) ayuda a la empresa a desarrollar su actividad, la mercadería (activo circulante) se integra en la propia actividad (está en la empresa a la espera de su venta).


5.2. Adquisición del Inmovilizado Fijo.

La adquisición del inmovilizado es una inversión que realiza la empresa, y como tal es distinta de un gasto. La diferencia entre estos dos conceptos es la misma que existe entre adquirir una vivienda (inversión) y hacer un viaje (gasto).

Mientras que los gastos de la empresa se reflejan en la Cuenta de Resultados a efectos de calcular el beneficio, las inversiones se reflejan en el Balance, sin que afecten a la Cuenta de Resultados.

Ejemplo 1:

Si una empresa adquiere un camión (inversión en inmovilizado fijo) y paga con dinero (caja), esto origina un movimiento dentro del Activo del Balance, sin reflejo en la Cuenta de Resultados.

Partamos de la siguiente situación inicial de la empresa:

ACTIVO	PASIVO
Caja ..................................... 1.000.000	Capital .................................  1.000.000

A continuación adquiere un camión por 500.000 ptas (funcionará???). Su reflejo en el Libro Diario será:

500.000 Camión a Caja 500.000

Y el Balance quedará:

ACTIVO	PASIVO
Caja .......................................  500.000	Capital ..................................  1.000.000
Camión ...................................  500.000

Como podemos ver, el movimiento se produce únicamente dentro del Activo del Balance, entre "caja" y "camión", sin afectar a la Cuenta de Resultados.

6. EXISTENCIA

6.1. Introducción.

La cuenta de "existencias" es una cuenta de Activo (siempre aparece en el Activo del Balance) y en ella se contabilizan todos los movimientos relativos a las mercaderías. Esta cuenta se incluye dentro de lo que denominamos "Activo circulante", ya que las existencias entran y salen de la empresa, no tienen un carácter permanente, a diferencia, por ejemplo, de las maquinarias.
 

6.2. Adquisición de existencias.

La empresa compra mercaderías y las paga, bien en el momento (compra al contado) o dentro de un plazo acordado con el vendedor (compra a plazo). Esta diferente forma de pago va a originar distintos movimientos contables.

Si paga al contado: se produce un movimiento dentro del Activo del Balance, ya que se incrementa  una cuenta (existencias) a costa de disminuir otra (caja o bancos), con lo que el total del Balance no se ve afectado.

Imaginemos que la empresa adquiere existencias por 800.000 pesetas que paga con dinero de la "caja"; su contabilización en el Libro Diario será:

800.000 Existencias a Caja 800.000

Su reflejo en el Balance es el siguiente (vamos a partir de un Balance inicial con un Activo de 1.000.000 pesetas en "caja" y un Pasivo de 1.000.000 pesetas en "capital"):

ACTIVO	PASIVO
Caja ........................................  200.000	Capital ................................  1.000.000
Existencias ...............................  800.000

Si la compra de existencias se deja a deber al vendedor se origina entonces un movimiento entre Activo y Pasivo del Balance, ya que se incrementa una cuenta del Activo (existencias) y se incrementa también una cuenta del Pasivo (proveedores).

De esta manera el Balance aumenta de tamaño, pero sigue equilibrado (Activo y Pasivo aumentan en la misma cuantía).

Su contabilización en el Libro Diario será:

800.000 Existencias a Proveedores 800.000

Y el Balance quedará:

ACTIVO	PASIVO
Caja ......................................  1.000.000	Capital ................................  1.000.000
Existencias .............................. 800.000	Proveedores .......................    800.000

Atención: se requiere concentración...(apaguen el ordenador y no se distraigan)

 

Habíamos dicho que un apunte en el "debe" (izquierda) del Libro Diario referente a una cuenta de Activo (por ejemplo "existencias) significaba que esa cuenta se incrementaba, mientras que un apunte en el "haber" (derecha) significaba una disminución.

Pero...¿que ocurre con cuentas del Pasivo?, ¿funcionan de igual manera o justo al contrario?...apuestas.... Los que digan que funcionan igual que levanten la mano.... Bien, todos ustedes copien 100 veces "no volveré a equivocarme".

Efectivamente, las cuentas del Pasivo funcionan justo al contrario, tal como se puede ver en este ejemplo con "proveedores": el apunte en el "haber" (derecha) del Libro Diario ha significado un incremento de esta cuenta.


6.3. Venta de existencias.

Cuando la empresa vende existencias existen igualmente dos posibilidades.

Que las cobre al contado o que conceda un plazo al comprador. Si las cobra al contado se produce un movimiento entre dos cuentas del Activo: disminuyen "existencias" y aumenta "caja" (o "bancos" si se cobran a través de éstos).

Su apunte en el Libro Diario (imaginemos que se han vendido 500.000 pesetas):

500.000 Caja a Existencias 500.000

Y el Balance quedará (continuamos con el ejemplo en el que habíamos adquirido existencias pagando al contado):

ACTIVO	PASIVO
Caja ......................................    700.000	Capital ................................  1.000.000
Existencias ............................    300.000

¿Por qué en "caja" aparece un saldo de 700.000 pesetas? Para ello acudimos al Libro Mayor:

Caja

DEBE	HABER
1.000.000	800.000
500.000
SALDO ............. 700.000

 

El apunte de 1.000.000 pesetas corresponde a la aportación incial de capital; a continuación hubo una salida de 800.000 pesetas por la compra de existencias y por último ha habido una entrada de 500.000 pesetas por la venta de existencias.
Como se ha comentado ya, en cuentas del Activo, como es la de "caja", los incrementos van en el "debe" del Libro Mayor y las disminuciones en el "haber".

Si la empresa cobra a plazo: en este caso el movimiento también se produce entre dos cuentas del Activo.

Disminuyen "existencias" y se incrementa la cuenta de "clientes" (en esta cuenta se contabiliza lo que nos deben los clientes).

El apunte en el Libro Diario:

500.000 Caja a Existencias 500.000

Y el Balance quedará:

ACTIVO	PASIVO
Caja ......................................    200.000	Capital ................................  1.000.000
Clientes .................................    500.000
Existencias .............................   300.000

 

	Verdadero	Falso
¿La cuenta de "existencias" es una cuenta de Pasivo?
¿Cuando se compran existencias, en el asiento en el Libro Diario va a la derecha (HABER)?
¿Las existencias son un activo circulante?
¿Si las existencias se compran al contado, aumenta la cuenta de "existencias" y disminuye la de "caja"?
¿Si las existencias se compran a plazos, aumenta la cuenta de "existencias" y también aumenta la cuenta de "proveedores"?
¿La cuenta de "proveedores" es una cuenta del Pasivo?
¿Cuando se venden existencias, en el asiento en el Libro Diario éstas van a la derecha (HABER)?
¿En el Libro Diario, un apunte a la izquierda (DEBE) de una cuenta de Activo significa que éste aumenta?
¿En el Libro Diario, un apunte a la derecha (HABER) de una cuenta de Pasivo significa que ésta disminuye?
¿Las existencias tienen un destino de permanencia en la empresa?

 

7. CLIENTES Y PROVEEDORES

7.1.Introducción

La cuenta de "clientes" es una cuenta del Activo, donde se recogen las deudas que tienen los clientes con la empresa como consecuencia de ventas que ésta les ha realizado y que ellos aún no han pagado.

La cuenta de "proveedores" es una cuenta del Pasivo, donde se contabilizan las deudas que la empresa tiene con sus proveedores por compras que ha realizado y que todavía no ha pagado.

Por tanto, la cuenta de "clientes" siempre aparecerá en el Activo del Balance, mientras que la de "proveedores" siempre estará en el Pasivo.

En ambas cuentas se contabilizan exclusivamente operaciones relacionadas con la actividad típica de la empresa; ¿qué quiere esto decir?...pues, sencillamente, que, por ejemplo, una empresa que venda ordenadores contabilizará en estas cuentas exclusivamente operaciones típicas de su actividad comercial.

Si en un momento dado esta empresa adquiere un inmueble, la parte del pago que quede aplazada no se contabilizará en "proveedores", sino en la cuenta "otros acreedores" (que también es una cuenta del Pasivo). Asimismo, si es la empresa la que vende el inmueble, la parte aplazada de la venta no figurará en "clientes", sino en la cuenta "otros deudores" (cuenta del Activo).
 

7.2.Funcionamiento

a) Clientes

Ejemplo 1:

Una empresa vende existencias por 1.000.000  pesetas de las que 500.000 pesetas cobra al contado y las otras 500.000 pesetas acuerda con el cliente su pago dentro de 90 días. Esta operación dará lugar al siguiente apunte en el Libro Diario:

500.000 Caja 500.000 Clientes a Ventas 1.000.000

Las 500.000 pesetas de "caja" corresponden a las que se cobran al contado, mientras que las 500.000 pesetas de "clientes" se refieren a aquellas cuyo pago se ha aplazado.

Por su parte, la cuenta de "ventas" que aparece en este ejemplo, es una cuenta que se llevará al final del ejercicio a la Cuenta de Resultados y no al Balance (esta cuenta la estudiaremos en una lección posterior).

El Balance de la empresa habrá quedado (vamos a considerar que el Balance inicial de la empresa era un Activo con un saldo de 2.000.000 pesetas de "existencias"y un Pasivo con un saldo de 2.000.000 pesetas de "capital"):

ACTIVO	PASIVO
Caja ...................................   500.000	Capital ............................. 1.000.000
Clientes ............................   500.000
Existencias ...................... 1.000.000

Las existencias han disminuido en 1.000.000 pesetas por la venta, mientras que aparecen "caja" y "clientes" con 500.000 pesetas cada una.

b) Proveedores

Ejemplo 2:

Una empresa adquiere existencias por importe de 800.000 pesetas de las que paga al contado 500.000 pesetas y deja a deber 300.000 pesetas.

El apunte de esta operaciónen el Libro Diario será:

800.000 Existencias a Caja 500.000 Proveedores 300.000

Mientras que el Balance quedará de la siguiente manera (partimos del Balance final del ejemplo anterior):

ACTIVO	PASIVO
Caja ................................... 0	Capital .............................  1.000.000
Clientes ............................   500.000	Proveedores ....................    500.000
Existencias ...................... 1.800.000

Para ver como se obtiene el saldo de las partidas de "caja" y "existencias" recurrimos al Libro Mayor.

Caja

DEBE	HABER
500.000	500.000
SALDO ................ 0

Vemos un primer apunte de 500.000 pesetas en el "debe" que corresponde a la parte cobrada de la venta (ejemplo nº 1) y un 2º apunte, también de 500.000 pesetas, en el "haber", correspondiente a la parte pagada de la compra de existencias.

Existencias

DEBE	HABER
1.000.000
800.000
SALDO ............... 1.800.000

El primer apunte de1.000.000 pesetas corresponde al saldo que había quedado al final del ejemplo 1, mientras que el segundo apunte de 800.000 pesetas corresponde a la adquisición de mercaderías que la empresa acaba de realizar. 

	Verdadero	Falso
¿La cuenta de "clientes" es una cuenta del Activo?
¿La cuenta de "proveedores" también es una cuenta del Activo?
¿En el Libro Diario, la cuenta de "clientes" se incrementa con apuntes en la izquierda (DEBE)?
¿Las cuentas de "cliente" y "proveedores" sólo se utilizan en la actividad ordinaria de la empresa?
¿Si la compra que realiza la empresa la paga al contado, la cuenta de "clientes" no experimenta movimientos?
Una empresa de construcción compra ordenadores y aplaza su pago. ¿Este movimiento lo registra en "proveedores"?
¿Una librería cuando vende libros a plazo lo registra en "otros deudores"?
¿La cuenta de "proveedores" se incrementa por la derecha (HABER) del Libro Diario?
¿Cuando el cliente paga su deuda, se recoge un apunte en la izquierda del Libro Diario (DEBE) en la cuenta de "clientes"?
¿Cuando se paga a los proveedores, este apunte se refleja en la izquierda (DEBE) del Libro Diario?